Nghệ thuật làm việc qua điện thoại

  

Trong
công việc thời hiện đại, bạn thường phải dùng đến chiếc điện thoại như một công
cụ làm việc hữu hiệu. Nếu không học cách sử dụng điện thoại, công cụ này có thể
“giết chết” thời gian của bạn.

Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì. Có thể gạch đầu
dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời
gian cho bạn và cho cả người nghe.

Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng. Những người
bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói
chuyện phiếm. Những người dễ hoà đồng thì thích nói chuyện thân mật hơn.

Hạn chế nói chuyện riêng. Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất
thời gian và gây khó chịu cho người bên kia đầu dây khi họ đang bận rộn. Bạn có
thể nói chuyện qua loa về thời tiết, thời sự nhưng đừng lôi chuyện gia đình ra
làm đề tài.

Hãy trả lời thẳng câu hỏi của đối tác. Tránh ậm ừ dễ tạo sự không chuyên
nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có
đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn,
họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa.

Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi. Như thế
cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra
cách giải quyết thích hợp.

Khi gọi điện thoại, hãy luôn nhớ những điều sau:

– Là người chủ động gọi, nếu thực sự bạn cần họ.
– Đừng gọi quá sớm hay quá trễ.

– Những cuộc gọi không quan trọng có thể để cho trợ lý hoặc thư ký lo. Những
vấn đề quan trọng nên được chính bạn nói.
– Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại trả lời sẵn. Nếu họ đi vắng có thể gọi di
động hoặc gọi lại sau.

– Đừng thúc giục người đối diện nhanh chóng đưa ra câu trả lời, đừng khiến họ
ám ảnh với các cuộc gọi của bạn. Điện thoại rất tiện lợi nhưng nếu bạn lạm dụng
nó, đối tác và khách hàng có thể cảm thấy đang bị đeo bám.

Khi nhận điện thoại, cần lưu ý những điểm sau:

– Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy. Nếu tình thế bắt buộc không
thể nhấc ngay, hãy xin lỗi họ và nói lý do.
– Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại. Nếu người chịu trách
nhiệm trực điện thoại đi vắng, bạn hãy chủ động ra nghe và chuyển điện thoại
nếu cần.

– Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn. Người bên kia có thể nghe rõ tiếng nhai
của bạn.
– Đừng nói quá to hoặc quá nhỏ.

Theo Dân trí/VN8x

This entry was posted in Cẩm nang tìm việc. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s